TRIBUNE. La dématérialisation des registres obligatoires des entreprises au service de la conformité

Les entreprises doivent tenir à jour un nombre sans cesse croissant de registres, souvent obligatoires. L'accroissement constant du champ de la conformité va de pair avec la multiplication de ces outils de suivi des informations. Quels sont-ils ? Quels avantages procure concrètement la dématérialisation de ces registres pour l’entreprise ? Le point avec Simon de Charentenay, PDG de MonJuridique.Infogreffe et docteur en droit.

Le registre occupe une place essentielle en droit français. Comme le souligne Benoît Chambon, auteur d’une thèse intitulée « Du Répertoire à la Blockchain? : recherches sur l'évolution des fonctions du Registre en droit français » (2021), « il est un instrument au service de la sécurité d’informations et de l’organisation de systèmes économiques et juridiques ». Il remplit ainsi des fonctions de réception, de conservation, de publicité et de preuve.

Actuellement, pas moins de sept registres légaux sont obligatoires, en papier ou en numérique : le registre des mouvements de titres, le certificat représentatif de parts sociales, le registre des délibérations et des décisions (assemblée générale, conseil d'administration, conseil de surveillance, directoire, décisions de l'associé unique, décisions du Président), le registre d'associés, le registre ou feuille de présence, le registre unique du personnel et, enfin, le registre du comité social et économique (CSE).

Des volumes et des volumes de pages, souvent en version papier, qui finissent par poser des problèmes de place, d’archivage et surtout de sécurité juridique.

La gestion numérique monte en puissance

Avec le développement du numérique, du « big data » et des algorithmes, la gestion numérique de ces registres monte en puissance. Les avantages sont, en effet, nombreux : gérer et ventiler les autorisations de consultation et les mises à jour, les distribuer au sein d’une architecture en réseau et, parfois, les dématérialiser avec un protocole « blockchain » (ce qui facilite la pré-constitution de preuve).

Qu’ils soient tenus par les juristes en interne ou par un expert-comptable, le passage à la dématérialisation permet tout à la fois de simplifier la vie des équipes, de faciliter leur actualisation et de certifier la pertinence des données au regard de l’horodatage de leurs mises à jour. Étant précisé que plus l’entreprise a de filiales, plus la nécessité d'avoir des registres numériques est bien évidemment prégnante.

Un constat partagé par MonJuridique.Infogreffe[1], qui crée près de 4 000 registres numériques chaque mois, les plus demandés étant le registre des mouvements de titres et le registre des délibérations et des décisions. La simplicité de la création et de la reprise d’historique de ces registres numériques, leur utilisation très intuitive et la facilité à les intégrer dans l’environnement métier de leurs utilisateurs expliquent leur succès.

Dans un contexte de renforcement constant des exigences de conformité réglementaire, la perte des registres papiers étant, au demeurant, loin d’être un épiphénomène, les entreprises s’avèrent de plus en plus enclines à verser progressivement vers leur dématérialisation.*

[1] Créé le 1er juillet 2022, MonJuridique.Infogreffe est le service de dématérialisation des mouvements de titres, des registres légaux et des assemblées générales.