SÉRIE (3/8). En matière d’enquête interne, l’employeur a des obligations sur la prévention des risques, notamment psychosociaux. Pour encadrer la pratique, il peut aussi décider de mettre en place des normes internes. Les spécialistes insistent en tout cas sur le besoin d’objectivité et de méthodologie dans la préparation de l’enquête.

L’enquête interne se déclenche généralement à la suite d’une suspicion qu’un salarié a commis des actes contraires au règlement, mettant en danger d’autres personnes, et / ou délictueux.

Une enquête interne n’a cependant pas nécessairement comme point de départ le signalement d’un salarié, qu’il soit victime, témoin, collègue ou supérieur : le CSE (conseil social et économique) peut en émettre un dans le cadre de son droit d’alerte.

L’employeur peut avoir des soupçons de lui-même, par exemple en cas de fraude. Néanmoins, le rapport de l’association Certified Fraud Examiner montre qu’en 2024, 52 % des fraudes ont été détectées grâce à des alertes des salariés.

Blaise Deltombe, avocat associé en droit social au cabinet Joffe & Associés, rappelle que si la loi laisse une grande latitude dans le déroulé des enquêtes, l’employeur peut – sans obligation – mettre en place des normes internes pour encadrer la pratique de l’enquête interne. Attention cependant : « Plus ce sera précis, moins il y aura de liberté dans la façon de réagir aux alertes. »

Néanmoins, Carmen Briceno, présidente de la commission d’experts compliance de l’Association française des juristes d’entreprise (AFJE), observe « une formalisation progressive des enquêtes internes en entreprise, avec des chartes, des procédures… ». Selon elle, « plus on traite en amont la procédure de l’enquête, et plus celle-ci est précise, avec l’élaboration de questionnaires standardisés et le respect des principes clés, mieux l’enquête se déroulera ».

Avoir fait une analyse des risques

Les entreprises de plus de cinquante salariés ont l’obligation de mettre en place un dispositif de signalement à destination des salariés. C’est encadré par la loi dite « Sapin 2 », relative à la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, promulguée en 2016. Avec cette loi, les entreprises de plus de 250 salariés ont également l’obligation d’avoir un référent harcèlement pour sensibiliser, former et mettre en œuvre les procédures.

Mais certains salariés craignent parfois que leurs signalements se retournent contre eux. Pour Olivier Bailly, responsable de l’offre « Enquête harcèlement » du cabinet en ressources humaines JLO, il est important d’avoir aussi des moyens de signalement informels, et appelle à faire particulièrement attention aux travailleurs précaires (CDD, intérimaires), peu susceptibles d’émettre des signalements contre les personnes qui ont le pouvoir de renouveler leurs contrats.

Chez Raja, raconte sa directrice juridique et conformité Carmen Briceno, la plateforme de réception des alertes a été externalisée, et n’est pas rattachée au système d’information pour garantir plus de confidentialité. Les signalements peuvent être effectués par les salariés mais également par les candidats, les prestataires… Seul le comité qui pilote les alertes (directrice conformité, directeur financier, directeur des ressources humaines) y a accès.

Avant même de mettre en place des dispositifs de signalement, l’employeur a des obligations en matière de prévention des risques, notamment psychosociaux. « Mettre en place une politique de prévention veut dire avoir fait une analyse des risques », rappelle Blaise Deltombe.

« Cela passe par un document unique d'évaluation des risques professionnels, éventuellement des plans de prévention, l’identification des zones, secteurs, services qui peuvent présenter des risques particuliers. Et puis un règlement intérieur et une documentation pour encadrer la vie en entreprise. Le règlement intérieur doit porter sur tout ce qui est santé, sécurité et conditions de travail et de discipline. Il doit inclure notamment, c’est obligatoire, les articles sur le harcèlement et la discrimination du Code du travail, 11-53-1 et suivants et 11-52-1 et suivants ».

De son côté, le groupe Orange s’est doté à la fois d’une charte de déontologie engageant les enquêteurs et d’un guide de l’enquête interne, et le pôle d’enquête interne fait l’objet d’un audit annuel par les commissaires aux comptes.

Obligation de traiter les alertes

L’entreprise a l’obligation de traiter toutes les alertes reçues. La Défenseure des droits conseille d’accuser réception des signalements. Mais cela ne signifie pas systématiquement déclencher une enquête. En effet, l’alerte peut porter sur des faits qui ne sont pas condamnables, ou au contraire être tellement étayée qu’il n’y a pas besoin d’enquête.

« Une première réponse peut être de recevoir le salarié lanceur d'alerte pour essayer de comprendre ou d'avoir des éléments plus précis, de manière à éviter un malentendu et être sûr que le niveau de gravité est tel que cela justifie une enquête », conseille Blaise Deltombe, ou au contraire que cela mérite simplement « une bonne discussion ».

De son côté, Orange assure prendre en charge toutes les alertes relatives au harcèlement, au sexisme ou aux violences au travail dans un délai de sept jours, avec une investigation « simple » ou « approfondie ».

L’entreprise de télécommunication dispose d’un « pôle des affaires complexes », qui gère les enquêtes internes liées à la probité (vols, fraude…), et est rattaché à l’audit ; et d’un pôle HSVT (harcèlement, sexisme, violences au travail) rattaché aux ressources humaines, où « un binôme d’investigateurs RH », formés en interne intervient sur « chaque situation qui nécessite une investigation », selon l’entreprise.

Pour déterminer s’il y a ou non besoin d’une enquête puis choisir à qui la confier, le CSE peut être consulté. Si celui-ci a émis un signalement, une enquête doit d’ailleurs être automatiquement enclenchée. Si l’employeur ne le fait pas, il est possible de saisir le conseil de prud’hommes pour statuer sur la nécessité de mener une enquête (article L2312-59 du Code du travail).

Plusieurs intervenants insistent d’ailleurs sur l’importance d’une approche paritaire, quand c’est possible, car elle donne plus de légitimité à l’enquête, qui sera probablement considérée comme plus objective, et ses conclusions seront plus susceptibles d’être bien acceptées. Même si d’autres notent que cela augmente les risques de briser la confidentialité.

Olivier Bailly recommande systématiquement la mise en place d’une commission présidée par l’employeur, avec des personnes les plus éloignées possibles de celles impliquées, avec des profils RH, juridiques, QVTC.

« Ma première préoccupation quand je suis appelée, ce sont les ‘gestes de premier secours’, que dire à qui, comment gérer les arrêts maladie, par exemple de quelqu’un qui se met en arrêt maladie alors qu’un signalement est fait à son encontre ? C’est très courant », assure de son côté la psychologue clinicienne Emma Pitzalis.

Cela concerne aussi la façon de gérer les personnes, aussi bien accusées que mises en cause. Par ailleurs, dans les enquêtes de droit social, pour harcèlement par exemple, la Défenseure des droits recommande d’isoler la personne mise en cause, alors que certaines sociétés vont plutôt isoler la victime présumée.

Besoin d’objectivité et de méthodologie

Pour Damien Delvaux, président du cabinet de conseil RH Eleas, « une enquête interne est là pour objectiver la situation, recueillir des témoignages ou de la documentation et dire de manière objective, indépendante, si effectivement les accusations sont fondées ». Beaucoup insistent aussi sur l’objectif final d’une enquête interne, qui est d’aider le dirigeant à prendre une décision.

Mais certains cabinets de conseil RH vont plus loin en expliquant qu’une enquête doit aussi traiter de la dynamique relationnelle et de la prévention future. Dans tous les cas, une certaine discrétion, voire confidentialité, est conseillée, même s’il est compliqué de dissimuler ce genre d’enquête à toute l’entreprise.

Avant de lancer l’enquête, les enquêteurs ont besoin de comprendre le contexte, encore plus pour les intervenants externes, qui ne connaissent pas l’entreprise. Dans ce cas, sonder les représentants du personnel peut s’avérer pertinent.

Tous les intervenants insistent sur le besoin d’objectivité et de méthodologie dans la préparation - comme dans le déroulement - de l’enquête, mais affirment avoir assisté à des pratiques loin de ces idéaux, menées par d’autres enquêteurs dont les biais étaient manifestes. Ce que confirment certains salariés interrogés.

Les enquêteurs préparent en amont leurs questionnaires. Blaise Deltombe conseille de préparer un questionnaire type pour les témoins, permettant « d’avoir des séries de réponses qui permettent par le nombre de corroborer ou pas les propos accusatoires, la situation de la victime ou les répercussions sur une équipe ». Si certains intervenants s’appuient sur des questionnaires standardisés, il est toujours nécessaire de les adapter à chaque enquête.

Aude David