La digitalisation des assemblées générales a le vent en poupe

Les assemblées générales vont bientôt battre leur plein dans bon nombre d’entreprises. Pour une partie d’entre elles, le processus sera digitalisé de A à Z : pratique pour les participants… mais aussi pour l’organisateur. Ce dernier peut en effet compter sur l’automatisation d’une partie de l’organisation, grâce à des solutions logicielles comme easyQuorum, laquelle accompagne notamment l’Association française des juristes d’entreprise.

La période des AG approche ! Et s’il est encore courant aujourd’hui que la sacro-sainte réunion des associés/actionnaires, temps fort par excellence, se tienne au siège de la société, un nombre croissant d’entreprises optent pour l’assemblée générale digitalisée. Une solution dans l’air du temps, surtout depuis le Covid, qui n’a cependant été consacrée par le Code de commerce qu’en 2017 et à plusieurs conditions, notamment que les statuts de la société la prévoient.

Il faut dire que cette alternative séduit non seulement pour ses avantages en matière logistique, mais aussi en termes de gain de temps pour l’organisateur de la séance. En effet, traditionnellement, « organiser une instance est une tâche chronophage, rébarbative et à faible valeur ajoutée, car il s’agit surtout d’un travail administratif et de création de documents juridiques. Plus 90 % du temps passé sur l’assemblée générale est pollué par son organisation », souligne Maxime Loiselle, directeur des ventes d’easyQuorum, une solution logicielle de l’éditeur Wolters Kluwer.

Automatiser l’organisation de l’AG

Comme d’autres outils concurrents disponibles sur le marché, cette dernière permet de gérer de A à Z une assemblée générale en ligne et d’automatiser la majeure partie du processus. Elle s’intègre en outre dans l’application de collaboration Microsoft Teams, laquelle « a pris une place prépondérante dans la vie quotidienne des salariés après trois ans de télétravail forcé – dans le cadre de la crise sanitaire – puis choisi », souligne Nicolas Sarraquigne, directeur commercial de l’activité logicielle de Wolters Kluwer. Parmi ses utilisateurs, easyQuorum compte notamment l’Association française des juristes d’entreprises, qu’elle accompagnera de nouveau dans son assemblée générale du 23 mars prochain, comme l’a annoncé récemment le président de l’AFJE, Jean-Philippe Gille, sur LinkedIn. 

La plateforme s’adresse à la fois aux organisateurs de séances et aux participants, en leur créant des espaces dédiés personnalisés. Via cet outil, le juriste partage de la documentation support (présentations, rapports…), génère automatiquement de la documentation juridique (convocations, feuilles de présence, procurations, bulletins de vote, procès-verbaux…), organise les assemblées générales en elles-mêmes, gère le suivi et l’archivage. De son côté, l’actionnaire ou l’associé peut consulter et archiver la documentation en question, se connecter à l’instance en direct et voter ou donner procuration en ligne.

Par ailleurs, plusieurs formats sont possibles : une AG entièrement dématérialisée, pouvant compter jusqu’à 1 000 000 de votants, ou une AG hybride, limitée à 1 000 votants, qui propose à la fois un vote à distance en temps réel et un vote en présentiel, via smartphone ou tablette, là encore en temps réel. « Pour les personnes sur place, easyQuorum peut également générer des QR codes afin d’émarger à l’entrée », précise Maxime Loiselle.

Un « petit saut technologique »

Cette solution SaaS (« Software as a Service », ou en français : « logiciel en tant que service »), hébergée en France, est déployable « en quelques jours » au sein des entreprises qui souhaitent s’en emparer. Côté sécurité, « Il est notamment prévu une double authentification pour l’accès aux documents par nature sensible », rassure-t-on chez Wolters Kluwer.

Bien que la digitalisation des assemblées générales soit a priori à la portée de toutes les entreprises, cela reste cependant un sujet « disruptif », admet Nicolas Sarraquigne : « C’est un petit saut technologique, une nouvelle façon de faire. C’est pourquoi certaines sociétés sont encore réfractaires. D’autres sont convaincues mais n’osent pas encore sauter le pas. Bref, il y a plusieurs freins d’ordre psychologique. Mais globalement, les dirigeants sont demandeurs. » Quant à ceux qui ont franchi le cap, ils semblent vouloir s’y tenir, observe-t-il. Le spécialiste le revendique : « L’assemblée générale digitalisée, c’est comme la signature électronique fut un temps : personne ne revient en arrière ! »

Bérengère Margaritelli