Les assemblées générales prennent le train de la digitalisation

En 2023, près de 20 % des organisations ont opté pour une forte dématérialisation de leurs AG. Quant aux 80 % restants, une majorité affirment vouloir accélérer le mouvement d’ici trois ans. Parmi les outils disponibles sur le marché, Wolters Kluwer, qui accompagne aujourd’hui 700 directions juridiques dans l’automatisation de leurs process et le pilotage de leurs séances, faisait la démonstration de sa solution logicielle easyQuorum fin janvier. 

C’est le cauchemar des directions juridiques : la saison de la préparation des assemblées générales s’est ouverte, et avec elle, son lot de tâches chronophages. Chez un nombre croissant d’entreprises et d’associations toutefois, ce processus et le grand rendez-vous des actionnaires/associés qui s’ensuit sont parfois digitalisés de bout en bout ou presque : en 2023, 19 % des organisations ont opté pour une forte dématérialisation de leurs AG, contre 9 % avant la crise sanitaire.

Tel est l’un des enseignements qui ressort d’une récente étude de Wolters Kluwer, présentée fin janvier par le groupe, éditeur de la solution logicielle easyQuorum de gestion des AG et des boards, lors d’une conférence à laquelle nous avons pu assister.

Cap sur la valeur ajoutée

« Chaque année on voit des phénomènes qui s’accélèrent et des fonctionnements qui sont remis en cause », témoigne Nicolas Sarraquigne, directeur commercial de la Legal Software, qui accompagne depuis six ans les entreprises dans l’organisation de leurs assemblées en ligne. Car durant la fameuse période critique, « les tâches administratives peuvent prendre plus de 50 % du temps des organisateurs, la collaboration avec les tiers, 20 %, et la création de la documentation juridique, 25 %. Il ne leur reste au final que 10 % dédiés à leur expertise », rapporte Maxime Loiselle, directeur des ventes easyQuorum.

Face aux process répétitifs et aux contraintes de temps, objectif, pour les entreprises qui se « convertissent » : gagner en valeur ajoutée, comme le souligne en aparté Damien d’Hautefeuille, secrétaire général de Sogenial, qui explique que sa société, spécialisée en investissement et gestion de fonds immobilier, a épargné « un temps précieux » depuis qu’elle a opté pour la dématérialisation, mettant ainsi un terme à une organisation « facteur de stress pour [s]es équipes juridiques, back et middle office ». 

Les entreprises cherchent par ailleurs à limiter le risque d’erreurs manuelles, mais aussi à « appâter » les associés/actionnaires en facilitant le vote, rendu possible via un simple clic – Damien d’Hautefeuille observe d’ailleurs une « forte hausse du taux de participation » parmi ses 6 000 associés – ou encore, à terme, de réaliser des économies de budget qui peuvent s’avérer non négligeables. « Mettre en place ce type d’outil a un coût, mais plus on digitalise, plus on fait des économies », argue Maxime Loiselle lors de la conférence. Argument de taille, quand près de 35 % des entreprises et des associations dédient moins de 1 000 euros à l’organisation de leurs AG, et seules 8 % lui consacrent plus de 5 000 euros.

Seules 3 entreprises sur 100 ne digitalisent pas du tout leurs AG

Si pour l’heure, toutes les entreprises ne sont néanmoins pas prêtes à sauter le pas du tout digital, seules 3 entreprises sur 100 – contre 36 avant la crise sanitaire – indiquent n’avoir digitalisé aucun processus en matière d’organisation d’assemblées. Maxime Loiselle observe un mouvement global : « On va de plus en plus vers une automatisation de la préparation (...) Le papier, c’est bientôt de l’histoire ancienne ! », estime-t-il. « Le drive en ligne s’est étendu : on partage moins les documents physiquement. » Les convocations, quant à elles, sont aujourd’hui massivement envoyées par mail, bien qu’un certain nombre d’entreprises affirment continuer à combiner l’utilisation de mails à l’envoi de courriers simples ou avec accusé de réception, preuve que le papier n’a pas encore dit son dernier mot.

Outre l’orchestration en amont, les entreprises intègrent progressivement dans leurs statuts la possibilité d’effectuer leurs instances en ligne. Sur ce point, « la visioconférence s’est largement évangélisée depuis le Covid », témoigne le directeur des ventes easyQuorum. Cependant, le vote en ligne est pratiqué aujourd’hui dans à peine un quart des structures, un chiffre encore timide, juge Maxime Loiselle. « Force est de constater qu’il y a encore beaucoup de votes à main levée, voire papier. Mais avant la crise sanitaire, le vote en ligne était en-dessous des 15 %, preuve malgré tout qu’il se démocratise. »

Reste que lorsqu’on demande aux entreprises qui ne sont pas encore entièrement digitalisées en matière d’AG « comment elles se projettent », « une majorité d’entre elles veulent mettre le turbo d’ici trois ans ». Mais alors, pourquoi tardent-elles à s’équiper d’une solution de dématérialisation des assemblées ? Parmi les raisons avancées, un budget trop serré, une entreprise pas assez mature, la méconnaissance d’outils appropriés ou la peur qu’ils ne soient pas véritablement utiles. Pour Maxime Loiselle, c’est surtout le reflet d’« un manque d’informations » : « difficile de se projeter sur un logiciel qui fait absolument tout en termes d’automatisation ! »

700 directions juridiques équipées : zoom sur easyQuorum

Parmi les solutions facilitatrices disponibles sur le marché telles que ProVote, Seiitra, i-Périclès, etc., easyQuorum, qui a rejoint Wolters Kluwer en 2021, accompagne les directions juridiques dans l’automatisation de ces tâches et le pilotage des AG numériques ou hybrides. « On ne fait pas de conseil juridique, mais nos chefs de projet en interne, qui accompagnent les organisateurs de séances, sont tous issus de professions juridiques », explique Maxime Loiselle. Hébergée chez le Français OVHcloud via deux data centers, l’un à Roubaix, l’autre à Strasbourg, la solution SaaS comptait, en 2023, 4 millions de convocations envoyées, un peu plus de 1 000 instances organisés depuis 150 pays différents, dont une assemblée générale ayant réuni plus de 700 000 personnes, et 700 directions juridiques équipées, tous secteurs confondus. 

Via une série de fonctionnalités plutôt intuitives, dont Maxime Loiselle fait la démonstration devant une vingtaine de prospects, côté organisateurs, on peut ainsi facilement « créer » une séance – voire la dupliquer quand elle a déjà eu lieu –, fixer des rappels, générer automatiquement de la documentation (juridique ou non), envoyer des convocations. Mais aussi, le jour J, suivre les assemblées en temps réel, relancer la participation afin de voir le quorum évoluer, générer automatiquement un PV de la séance et archiver le tout. Et pour ceux qui veulent avoir des yeux partout, un historique d’actions depuis la page « statistiques » permet par ailleurs de voir qui a consulté un document, qui a voté, etc. Côté participants, l’interface change : il est notamment possible de consulter et d’annoter ses documents, de donner procuration, de faire un vote à distance ou encore de poser une question écrite durant l’AG… enfin, lorsque l’organisateur l’a permis.