Obligations comptables du CSE et règles à connaître

L’ordonnance du 22 septembre 2017 a transposé les obligations légales du comité d’entreprise au comité social et économique (CSE). Les membres élus doivent notamment en maitriser les aspects comptables pour éviter de se mettre en porte à faux vis-à-vis de l’URSSAF.

Précisément, les articles L.2315-64 à L.2315-77 du code du travail constituent les textes de référence. Les CSE sont soumis aux obligations comptables définies à l’article L 123-12 du code de commerce, sauf dérogation. Les règlements (2021-05, 2021-06, 2021-07) de l’autorité des normes comptables (ANC) précisent les modalités d’application en fonction de la taille du CSE. Quels sont les points à retenir ?

La séparation des budgets

Les CSE ont l’obligation d’avoir deux budgets, soit comptablement deux comptes de résultats. Ils sont la conséquence des deux subventions perçues, l’une de fonctionnement pour les attributions économiques et professionnelles (AEP), et l’autre pour la participation de l’employeur aux activités sociales et culturelles (ASC). La subvention pour l’AEP représente 0,2% de la masse salariale pour les entreprises de 50 à 2000 salariés et 0.22% au-delà. S’agissant de l’attribution pour les ASC, le code du travail ne fournit pas un mode de calcul, souligne Vincent Ouzoulias, expert-comptable et CAC. Quelques conventions collectives indiquent des taux minimums. En l’absence de négociation ou d’accord, l’année précédente sert de base de calcul. La séparation des budgets concerne les ressources et également les dépenses. Elles sont enregistrées dans deux comptes de résultat. Certaines dépenses communes ne sont pas affectables en totalité à un des deux budgets. Elles sont scindées selon des clés de répartition déterminées par le Bureau qui dirige la gestion du CSE. Elles sont indiquées dans l’annexe des comptes annuels. Pour les autres frais, la répartition ne s’appuie pas sur la nature de la charge mais sur sa destination, c’est-à-dire sur son objet. Ainsi, des bons cadeaux se classent dans les activités sociales et culturelles, mais aussi tous les frais indirects liés aux activités sociales, comme ceux de gestion. Tout frais annexe aux activités sociales doit leur être imputé. Souvent des CSE, qui ont du mal à utiliser leur budget de fonctionnement, sont tentés d’y faire figurer des frais de personnel. C’est une erreur si ce personnel travaille pour la gestion des activités sociales. La charge doit alors être imputée sur les activités sociales.

Autre obligation comptable du CSE, établir un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil de gestion appréciable peu mentionné dans les textes, constate l’expert-comptable. L’article D.2315-38, indique que le rapport de gestion doit comporter, pour l’utilisation des ressources ASC, des éléments d’analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le réalisé. Cette comparaison est une obligation légale faite au CSE qui impose donc la tenue d’un budget prévisionnel. Ce dernier projette l’utilisation des ressources, dans le cadre des règles législatives et du règlement intérieur. Son vote valide la politique choisie. Il synthétise les opérations antérieures et les orientations futures décidées. Il doit être présenté et approuvé en réunion plénière. Ne pas respecter cette procédure, fait peser la responsabilité des dépenses engagées individuellement sur les membres du bureau.

Commission des marchés

C’est une exigence légale pour les 300 à 400 gros CSE, explique Xavier Huault-Dupuy, également expert-comptable et CAC. La commission des marchés structure la procédure d’achat. Ses propositions, qu’il s’agisse de critères de choix des prestataires ou de la procédure d’achat, doivent être validées par le CSE en réunion plénière. Elle choisit les fournisseurs et les prestataires, cependant le choix des prestations reste une prérogative des élus du CSE. Elle contrôle le respect de la procédure, rend compte de son activité et rédige un rapport annuel. Le règlement intérieur fixe ses modalités de fonctionnement. Certaines mentions sont impératives : le nombre de membres ; la méthode de désignation ; la durée du mandat ; etc. S’agissant de critères de sélection des fournisseurs, ils peuvent par exemple inclure les capacités professionnelles, techniques, financières du prestataire, son antériorité, ou encore sa fiabilité. Toutes ses caractéristiques pondérées permettent de calculer une note d’évaluation globale pour chaque fournisseur et de lui délivrer un agrément. Une confusion existe depuis la mise en place des commissions des marchés avec l’obligation de faire des appels d’offres. Le fonctionnement d’une commission des marchés et le code du travail n’imposent nullement à un CSE de faire des appels d’offres. En revanche, qu’il fasse jouer la concurrence entre les prestataires préalablement agrémentés demeure une pratique courante. Attention aussi de bien proscrire le saucissonnage, c’est-à-dire la technique qui consiste à découper une prestation en plusieurs pour éviter d’atteindre le seuil de 30000€ au-delà duquel l’achat est contrôlé par la commission des marchés. Précisons également que beaucoup de prestations s’étendent sur plusieurs exercices et qu’il faut donc comparer leur prix total au seuil de 30000€. Les textes n’imposent pas de limite de durée pour la validité des agréments des prestataires. Le CSE est libre de définir sa propre règle sur ce point.

Chronologiquement, le CSE établit son budget prévisionnel qui prévoit des achats. Des commissions consultatives proposent des listes de fournisseurs potentiels. La commission des marchés agrémente ceux qui répondent aux critères de sa procédure de choix. Un fournisseur ne repasse pas par cette étape tant que son agrément est valable.

Obligations du CSE relatives au RGPD

L’expert-comptable rappelle que le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique au CSE. Celui-ci dispose en effet de quantité de données relatives aux personnes physiques identifiables directement ou indirectement. Lorsqu’un CSE désigne un ouvrant droit et un ayant droit, il connait son identité, sa date de naissance, ses coordonnées bancaires, son adresse, son mail, son téléphone, sa composition familiale,… cetera. Il détient souvent des données ultrasensibles comme la feuille d’imposition pour appliquer les quotients familiaux. Le CSE est dans l’obligation de respecter les principes du RGPD :

- la finalité, le CSE ne peut conserver les données personnelles que dans un but précis, légal et légitime ;

- la proportionnalité et la pertinence, les données conservées doivent être nécessaires au regard de la finalité voulue ;

- la durée de conservation, il n’est pas possible de conserver les données sur une durée indéfinie. La durée de conservation des données dans un CSE est fixée à 10 ans ;

- la sécurité et la confidentialité, Les données ne sont pas accessibles à autrui, mais seulement aux personnes autorisées. Le CSE se porte garant de la sécurité des données en sa possession. Il assume sa responsabilité auprès de la CNIL en cas de fuite ;

- la reconnaissance du droit des personnes, il s’agit là du droit à l’information, à l’accès aux données et au consentement des personnes. Un salarié peut refuser de fournir ses données, ce qui risque de l’empêcher de bénéficier des prestations du CSE.