Légalisation de documents : le guide de l’authentification internationale

Qu’est-ce que la légalisation et quand est-elle nécessaire ? 

Définition : la double certification pour l’étranger

La légalisation est une procédure officielle qui vise à authentifier la signature, la qualité du signataire et le sceau figurant sur un document public français destiné à être utilisé à l’étranger. 
Elle permet de garantir à une autorité étrangère que le document présenté est authentique et conforme au droit français. 

Contrairement à l’apostille, la légalisation repose sur une double vérification : 

1. par les autorités françaises, 

2. puis par les autorités du pays destinataire (souvent via le consulat). 

Cette procédure s’applique uniquement pour les pays non signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. 

Légalisation ou apostille : comment choisir ? 

Le choix dépend du pays dans lequel le document sera utilisé : 

• Si le pays est signataire de la Convention de La Haye, la procédure simplifiée appelée apostille est généralement suffisante.  

• Si le pays n’est pas signataire, alors la légalisation (double certification) est requise. 

Les documents les plus souvent soumis à légalisation 

Certains documents français doivent être légalisés avant d’être utilisés à l’étranger, notamment : 

• Documents d’état civil : acte de naissance, de mariage, de décès 

• Documents judiciaires : jugements, décisions de justice, casier judiciaire 

• Documents administratifs : certificats, attestations, permis, extraits officiels 

• Documents notariés ou privés certifiés : procurations, contrats, mandats 

• Documents commerciaux ou sociétaires : extrait Kbis, statuts, attestations de dépôt de capital, certificats d’origine, contrats commerciaux visés par une Chambre de commerce ou un notaire 

Exemple : une société française qui souhaite répondre à un appel d’offre au Vietnam ou en Égypte devra faire légaliser certains documents tels que le Kbis. 

La procédure de légalisation : un processus en plusieurs étapes

La légalisation implique plusieurs autorités françaises et étrangères. Voici le déroulé complet : 

La première authentification en France 

Avant toute démarche internationale, le document doit être certifié par une autorité française compétente : 

• Mairie ou préfecture  

• Notaire  

• Chambre de Commerce de d’Industrie 

Cette première vérification garantit la conformité du document et de la signature. 

L’intervention de la Chambre des Notaires

Auparavant, la légalisation était assurée par le Ministère des Affaires Etrangères (via son Bureau des légalisations). Désormais, et ce depuis le 1er septembre 2025, la compétence est transférée aux Chambres des notaires. 

La surlégalisation par le consulat étranger 

Enfin, le document doit être validé par le consulat ou l’ambassade du pays destinataire. 
C’est cette étape qui confère au document sa valeur officielle dans le pays étranger. 

Chaque ambassade ou consulat fixe ses propres modalités : 

• dépôt sans ou sur rendez-vous ou par courrier ; 

• frais de dossier et moyen de paiement ; 

• photocopies à fournir ; 

• formulaire à remplir ; 

• délais variables selon la destination. 

Exemple : un Kbis destiné à être utilisé aux Emirats Arabes Unis doit d’abord être légalisé par la Chambre des Notaires, puis surlégalisé par le Consulat des Emirats Arabes Unis à Paris. 

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Le Journal Spécial des Sociétés (MyJSS) vous accompagne dans la gestion complète de vos formalités internationales : 

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• Vérification de vos documents avant le déclenchement du processus 

• Dépôt auprès des autorités compétentes (notaire, traducteur, Chambre de Commerce, Chambre des notaires, consulats) 

• Suivi des délais et retour sécurisé de vos actes légalisés ou apostillés, 

Grâce à son expertise et à son réseau institutionnel, MyJSS simplifie vos démarches destinées à l’international, qu’il s’agisse d’une apostille ou d’une légalisation. 

Questions fréquentes sur la légalisation de documents 

Peut-on légaliser une copie ? 
Oui, à condition qu’elle soit certifiée conforme à l’original par une autorité publique (mairie, notaire, etc.). 

Faut-il légaliser une traduction ? 
Oui, si la traduction doit être utilisée à l’étranger et qu’elle accompagne le document original. Elle doit être faite par un traducteur assermenté et légalement certifiée avant légalisation. 

Combien de temps dure la procédure ? 
Bien qu’un délai normal de 3 jours ouvrés soit indiqué, celui-ci varie beaucoup en fonction de la Chambre des Notaires et du nombre de dossiers que celle-ci doit traiter. Ce nouveau système étant en place depuis le 1^er septembre 2025, un retard conséquent est à prévoir. 

Pour la légalisation consulaire, le délai varie en fonction du pays. Certains consulats vous délivrent le document le jour même. Pour d’autres, vous devez attendre une semaine. 

Combien coûte une légalisation ? 
Les tarifs pour la légalisation par la Chambre des Notaires sont les suivants : 

 
Concernant les frais consulaires, ils varient d’un pays à un autre et parfois dépendent du type de document.