Assemblées générales dématérialisées : ce que change la réforme de 2026

La dématérialisation des assemblées générales franchit un cap historique en 2026. Portée par le décret n° 2026-94 et la loi de simplification de la vie économique (SVE), cette réforme réglementaire majeure bouleverse les habitudes des directions juridiques, des secrétariats généraux et des actionnaires.

L’objectif du législateur ? Moderniser les échanges d’entreprise, réduire drastiquement l’empreinte papier et sécuriser le traitement des votes électroniques.

Pour les sociétés cotées et les émetteurs, l’impact sur la rédaction de l’avis de réunion et de l’avis de convocation exige une mise en conformité immédiate des procédures de publicité légale.

1. Les 3 piliers de la révolution numérique des assemblées générales

La nouvelle réglementation des sociétés commerciales s’articule autour de trois évolutions majeures :

• L’e-convocation par défaut : Depuis le 1er juillet 2026, l’accord écrit préalable des actionnaires au nominatif n’est plus requis. La convocation par voie électronique devient la norme de droit commun. L’actionnaire conserve uniquement un droit d’opposition (opt-out) sous 2 ans pour exiger un retour au pli postal traditionnel.
• Le cadre pérenne de l’AG 100 % virtuelle : Le dispositif autorise désormais la tenue d’assemblées générales entièrement dématérialisées hors crise sanitaire. Une clause statutaire ou une décision unanime est requise selon la forme sociale (SA, SARL), tandis que la SAS conserve sa flexibilité contractuelle totale. Les outils de visioconférence utilisés doivent garantir l’identification des participants, la retransmission continue des débats et la possibilité de voter en temps réel.
• Le séisme de la Record Date à J-5 : En vigueur depuis le 16 février 2026, la date limite d’enregistrement des titres est avancée au 5ème jour ouvré précédant l’AG à minuit (heure de Paris) au lieu de J-2 auparavant. Ce délai étendu offre aux émetteurs et aux intermédiaires financiers le temps nécessaire pour purger les chaînes de traitement électronique et valider les votes à distance.

2. Étape obligatoire : la modification des statuts de la société

Avant de pouvoir convoquer et tenir une assemblée générale 100 % dématérialisée, les entreprises doivent impérativement anticiper la mise en conformité de leurs statuts :

• Vérification de la clause de fonctionnement : Les dirigeants doivent s’assurer que les statuts actuels autorisent expressément le recours aux moyens de télécommunication pour les décisions collectives.
• Mise en conformité selon la forme sociale : Selon que votre société est une SA ou une SARL, la tenue d’une AG entièrement virtuelle requiert généralement qu’une clause statutaire le prévoie explicitement ou que les associés ne s’y opposent pas de façon majoritaire. La SAS conserve quant à elle sa liberté contractuelle pour définir ces modalités dans ses statuts.
• La procédure de modification : Si une modification des statuts est nécessaire, elle implique de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour voter la nouvelle clause.
• Formalités déclaratives et publicité : Après le vote, les statuts mis à jour doivent faire l’objet d’un dépôt obligatoire auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) via le Guichet Unique des entreprises. Cette démarche est indispensable pour rendre la clause opposable et sécuriser juridiquement l’organisation des futures assemblées générales dématérialisées.

3. Avis de réunion et avis de convocation : de nouvelles mentions obligatoires

Pour les sociétés faisant publiquement appel à l’épargne, la rédaction des avis d’annonce légale évolue :

• L’ avis de réunion (J-35 au BALO) : Il doit désormais intégrer obligatoirement l’adresse URL du site internet de la société permettant l’accès direct et gratuit aux lourds documents préparatoires (rapport financier annuel, comptes annuels, rapports RSE, projets de résolutions), dispensant ainsi l’entreprise de leur envoi postal individuel.
• L’ avis de convocation (J-15 au BALO et SHAL) : Il doit décrire avec précision les modalités de connexion aux plateformes de vote électronique et de transmission des procurations.
• Mention commune obligatoire : Les deux avis doivent stipuler explicitement la nouvelle règle de détention des titres fixée à J-5 ouvrés (record date).
• L’ avis de réunion valant avis de convocation: dans la pratique, pour des raisons de coût et de simplicité administrative, la très grande majorité des sociétés cotées publient dès le départ un « Avis de réunion valant avis de convocation ». Cet avis intègre également ces nouvelles mentions. Le principe : le document unique publié à J-35 fait office d’avis de réunion. Le texte précise que si l’ordre du jour n’est pas modifié à la suite de demandes d’actionnaires, cet avis vaudra automatiquement avis de convocation définitif à l’échéance des 15 jours avant l’AG. Si des modifications surviennent : la société est alors obligée de publier un avis complémentaire (rectificatif) de convocation pour ajuster l’ordre du jour définitif.

4. Sobriété matérielle et loi REEN : la planète au cœur de l’équation

Si la modernisation opérationnelle est la priorité du décret du 13 février 2026, le gain écologique est massif :

• Fin des brochures papier : La dispense d’envoi individuel de documents de plusieurs centaines de pages supprime des tonnes d’impressions inutiles.
• Responsabilité par défaut : Le système protège la ressource forestière automatiquement en systématisant le courriel.
• Sobriété numérique : En conformité avec les lois sur l’empreinte environnementale du numérique (loi REEN), l’obligation d’intégrer des liens internet uniques plutôt que de lourdes pièces jointes par e-mail limite la pollution numérique liée au stockage de données.

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• Vérification de la conformité des nouvelles mentions obligatoires (record date à J-5, liens URL).
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Les fiches pratiques – Convocation d’assemblée : obligations de publication – MyJSS